Yleistä
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Extendd Oy:n (”Extendd” tai ”rekisterinpitäjä”) henkilötietojen käsittelyperiaatteet eli mitä henkilötietoja keräämme, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään, mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa sekä miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa.
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Extenddin tuottamien palveluiden yhteydessä tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn sekä asiakasviestintään ja markkinointiin, asiakastilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin sekä verkkopalveluihimme, kuten Extendd.fi -sivustoon, some-kanaviin ja evästeiden kautta kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuojaselostetta sovelletaan lisäksi yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötietojen käsittelyyn sekä rekrytointiin.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä kansallista tietosuojalakia (5.12.2018/1050 sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.
Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai -palveluiden tietosuojaselosteista tai käyttöehdoista (vaikka siirryt niille käyttämällä verkkosivuillamme olevia linkkejä).
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Extendd Oy Osoite: Kuninkaistentie 11, 02610 ESPOO Sähköposti: info@extendd.fi
Henkilötietoryhmät ja tietosisältö
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilön voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Keräämme vain tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Alla on kuvattuna keskeiset henkilötietoryhmät ja niiden tietosisältö.
Yksilöinti- ja yhteystiedot*
Nimi / yhteisön edustajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, asema tai tehtäväalue yrityksessä, Y-tunnus, kuva, henkilön edustajan nimi.
Asiakassuhteeseen hoitamiseen liittyvät tiedot ja viestintä*
Asiakassuhteen hoitamiseen ja niihin liittyvien henkilöiden tiedot ja muu materiaali sekä viestintä.
Maksu- ja laskutustiedot*
Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, perintätiedot, luottotarkistustiedot ja asiakastunniste tai muu asiakkuussuhteen yksilöivä tieto.
Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot
Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin tai henkilötietojen käsittelyyn antamaa suostumusta koskevat tiedot sekä edellä mainittujen suostumusten peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.
Koulutuksiin ja muihin tapahtumiin sekä asiakasviestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot
Koulutusten ja muiden tapahtumien osallistujatiedot*, asiakastyytyväisyyskyselyt sekä muu asiakasviestintä ja markkinointi.
Rekrytointia koskevat tiedot*
Työhakemus, ansioluettelo, tiedot koulutus- ja työhistoriasta, soveltuvuusarvioinnit ja muut rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot.
Muut rekisteröidyn antamat vapaaehtoiset tiedot
Tietoja, joita rekisteröity antaa esimerkiksi yhteydenottopyyntöjen, palautteiden tai muun viestinnän yhteydessä.
Evästeitä koskevat tiedot
IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, verkkosivujemme haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot.
Extenddin palveluiden keräämät tiedot *
Extendd voi tarjota myös pilvipohjaisia ohjelmistopalveluita, joihin kerätään käyttäjiltä tietoja, kuten, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä sovelluksen kulloinkin keräämää muuta toiminnan kannalta oleellista tietoa sekä sidosryhmätietoja.
*Pakolliset henkilötiedot, joiden antaminen on välttämätöntä esimerkiksi sopimukseen tai lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja muiden palveluiden tuottamiseksi tai tapahtumien järjestämiseksi sekä rekrytointien hoitamiseksi.
Tietolähteet
Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä esimerkiksi tarjouksen tekemisen tai sopimuksen solmimisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana, markkinoinnin yhteydessä, verkkosivujen lomakkeiden kautta tai yhteydenottopyyntöjen yhteydessä tai evästeiden kautta.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii, yhteisön verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä. Lisäksi henkilötietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Digi- ja väestötietovirastosta, kaupparekisteristä, Suomen Asiakastiedosta, Yritystietojärjestelmästä ja luottotietoyhtiöiden luottotietorekistereistä tai muista vastaavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä sekä yhteistyökumppaneiltamme.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Käsittelemme henkilötietoja muun muassa seuraavia tarkoituksia varten:
· Extenddin palveluiden tuottaminen
• asiakasviestintä ja muu asiakassuhteen hoitamiseen liittyvä toiminta, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt ja asiakastutkimukset sekä muu asiakas- ja sidosryhmäviestintä
• koulutusten, asiakastilaisuuksien ja muiden tapahtumien järjestäminen joko Extenddin toimesta taikka yhdessä yhteistyökumppaneidemme kanssa
• palveluiden ylläpito, kehittäminen ja laadunvarmistaminen
• liiketoiminnan suunnittelu ja palveluiden kehittäminen sekä raportointi ja analytiikka
• markkinointi mukaan lukien suoramarkkinointi sekä markkinoinnin kohdentaminen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille sekä markkinoinnin suunnittelu
• riskienhallinta ja väärinkäytösten estäminen
• lisenssien ja käyttöoikeuksien valvonta
Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, poistamme henkilötiedot rekisteristämme kohtuullisessa ajassa.
Koulutus- ja asiakastapahtumiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kahden vuoden ajan kyseisestä tapahtumasta, ellei henkilötietoja hyödynnetä myöhemmin järjestettävään tapahtumaan tai markkinointiin. Sähköistä suoramarkkinointia varten säilytämme tarpeellisia henkilötietoja toistaiseksi, ellei vastaanottaja ole perunut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kieltänyt sähköistä suoramarkkinointia.
Henkilötietojen käsittelyyn annettuja suostumuksia ja kieltoja säilytetään niiden voimassaoloajan ajan, useimmiten toistaiseksi. Avoimia työhakemuksia säilytämme enintään kahden vuoden ajan avoimen työhakemuksen vastaanottamisesta. Tiettyyn avoinna olevaan tehtävään osoitetut työhakemukset
poistetaan kohtuullisessa ajassa rekrytointipäätöksen jälkeen. Toimitamme pyydettäessä lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista.
Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat
Henkilötietoja käsittelee yrityksen henkilökunta. Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten IT-toimittajia, tapahtumanjärjestäjiä ja kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Mikäli Extendd on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voimme joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille. Annamme pyydettäessä lisätietoja henkilötietojen käsittelijöistä ja muista vastaanottajista.
Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä, mutta niitä voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien henkilötietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja muita suojatoimia tämän turvaamiseksi, kuten palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen.
Painetussa muodossa olevat henkilötietoja sisältävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa. Asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@extendd.fi :
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus, kuten suostumus uutiskirjeiden lähettämiseen ja oikeus kieltää sähköinen suoramarkkinointi. Ilmoituksen voi tehdä lähettämällä peruutusilmoitus osoitteeseen info@extendd.fi. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehitämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen vuoksi joutua muuttamaan sekä päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Uusin versio on saatavilla nettisivuillamme.